Planificar
1. v. tr. Hacer el plano de una obra. el arquitecto está planificando las obras de su casa. planear
2. Hacer planes o proyectos. se pasa el día planificando lo que tiene que hacer al día siguiente. proyectar
3. Someter una actividad o un proceso a un plan estudiado y detallado. calcular
Gran Diccionario de la Lengua Española © 2016 Larousse Editorial, S.L.
¿Por qué planificar es importante?
Es algo muy común entre la gente realizar sus actividades cotidianas de una manera desorganizada y sin control. Es en estos momentos cuando existe la necesidad de planificar.
La planificación implica crear un plan de trabajo antes de realizarlo, esto se hace con antelación para prevenir cualquier problema futuro que se pueda presentar. Al momento de planificar se debe tener en consideración las actividades con prioridades, de esta manera al realizar cada actividad la podremos hacer de una manera organizada y cronológica. El planificar nos da razón, y dirige elementos para que se cumplan los objetivos.
Algo muy importante para la planificación también es el evitar problemas futuros, si bien no podemos tener una esfera de cristal y ver hacia el futuro, podemos crear planes de contingencia. Este concepto está muy relacionado al tema de control. Lo que nos ayuda es que una vez que tenemos nuestras actividades podemos pensar en los contratiempos que se pudieran generar al momento de ejecutarlas. Después de revisar el tipo de problemas entonces seguimos a elegir factores y procesos que ayuden a acelerar la corrección o incluso a evitar que sucedan.
Como podemos ver la planificación es importante para muchas cosas de nuestra vida. Una herramienta que nos puede ser de mucha utilidad al momento de planificar es una agenda. Las agendas son libretas organizadas de manera cronológica en días del año e incluso horas del día. En el presente existen herramientas gratuitas como lo calendarios electrónicos que son gratuitos (Click aquí para ir a tu calendario personal). De esta manera no tendremos necesidad de memorizarnos las actividades y las horas para realizarlas si no que podemos dejar de una manera detallada cuando realizar cada cosa sin preocuparnos de que se nos olviden.
La planificación es una de las partes más importantes del proceso de administración por lo cual para las carreras administrativas es algo que aprender e inclusive un hábito por desarrollar. Más que verlo como una obligación, podemos verlo como una técnica de ayuda, que nos da la fuerza y la posibilidad de afrontar con éxito cualquier tipo de reto.
planificación
planificar las actividades anuales:
se realiza una vez al año. se habla en terminos de actividades o resultados esperado para fechas específicas como celebracion de cumpleaños fechas de periodos vacacionales,
inicio y termino de cursos escolares, adquisición de algún bien que se tenga proramado por ejemplo fecha en la que se espera poder comprar un auto nuevo o fecha en la que se
planifica remodelar la casa. Los objetivos planteados originalmente pueden irse modificando a lo largo del año por ejemplo tras las juntas mensuales. recomendación indicar en
calendario familiar la fecha programada para esta junta y notificar oportunamente a todos los integrantes si hay algún cambio o ajuste en la fecha, esto preferentemente debe
ser por escrito por ejemplo a traves del correo o el foro de discusión familiar.
Planificación mensual:
Esta reunión deberá llevarse a cabo preferentemente el ultimo día de mes o el primero del mes que inicia para dar un seguimiento lógico. Se debe considerar en primer lugar que
metas se alcanzaron de acuerdo al plan y determinar si se dará prorroga a alguna o si se requiere de cambiar al encargado de alguna encomienda o si hay que replantear el
asunto y lograr la meta por un metdo distinto. Se fijarán las nuevas metas y se asignarán los responsables de cada una, se establecerá una fecha para alcanzar la meta y de ser
necesario una fecha limite. Es importante aclarar el metodo que se utilizará y los pasos quese deberan seguir para que el encagado de la encomienda logre su objetivo de la
mejor forma una lluvia de ideas puede ser util. Aqui se abordarán los compromisos sociales como asistir a una boda un cumpleaños, un bautizo etc etc pero tambien se
afinarán detalles de la planificación anual y se harán ajustes de ser ncesario. dedicar tiempo suficiente para que esta junta sea productiva. Fecha de descanso para Hugo
PaidTimeOff, recarga de tiempo aire para celulares, pagos de servicios como CFE, Megacable, Netflix, Sapasnir, colegiatura
Plan de la semana:
Esta reunión como su nombre lo indica se realizará una vez a la semana puede ser sabado o domingo y de preferencia no excederá de 60 minutos a menos que algun tema
requiera mayor tiempo para ser resuelto y tenga alta prioridad. Se sugiere realizar despues del desayuno o almuerzo y en un area donde no haya distracciones y pedir a los
asistentes que le den seriedad y respeto a ese tiempo. Abordar asuntos como labores domesticas a signadas a cada miembro, ver primero lo que no se hizo y el porque para
poder corregir y que no suceda la seman siguiente. Ejemplos de temas son:
* ropa a planchar encargado, costo y fecha.
* visita al dentista: fecha, hora y medio de transporte
* compra de la despensa activar lista del supermercado
* Reparto de dinero para actividades semanales (entregar físicamente a cada miembro o hacer trnsferencia de ser necesario) pasajes, comprar alimentos, materiales para
tareas, imprevistos.
Reunión diaria:
Por la Tarde o noche según la hora en que puedan estar todo reunidos
Comentar logros o dificultades del día
Avisar de algún cambio en los planes originales
avisar de alguna nueva tarea o encomienda y por supuesto de Emergencias
Recorad unos a otros de tareas asignadas para el suiguiente día
*************
En todos los caso considera si existe una Emergencia, Urgencia, prioridad o contingencia
**************************************
ESTABLECIENDO LAS PRIORIDADES CORRECTAS EN LA FAMILIA
El correcto orden de prioridades en la familia establece el buen funcionamiento de la misma!
Si las prioridades en una familia no se ordenan de manera adecuada, entonces, se obtendrán, a largo plazo, resultados no deseables que no sólo afectará a la pareja, sino al
resto de sus integrantes.
Tener un hogar estable no es resultado de la casualidad sino de establecer prioridades correctas.
Lo que decidamos marcará el resto de nuestra vida.
Si las prioridades no son las adecuadas se altera el resultado
Establecer si alguna actividad u objetivos es una Emergencia, una Urgencia, si tiene Prioridad sobre otras o es una Contingencia
Veamos la definición de cad concepto
Emergencia:
1. Acción y efecto de emerger. (surgir)
2. suceso, accidente que sobreviene.
3. situación de peligro o desastre que requiere una acción inmediata.
4. Atención médica que se recibe en la emergencia de un hospital.
Urgencia:
1. Cualidad de urgente
2. Necesidad o falta apremiante de lo que es menester para algún negocio.
3. Caso Urgente. Lo necesito para una urgencia El hospital quedó saturado por las urgencias.
4. Inmediata obligación de cumplir una ley o un precepto. (mandato)
5. Sección de los hospitales en que tiende a los enfermos y heridos graves que necesitan cuidados médicos inmediatos.
Prioridad:
La palabra prioridad se utiliza para dar cuenta de la anterioridad de algo respecto de otra cosa, ya sea en materia de tiempo o de orden, es decir, aquello o aquel que observa
prioridad es porque se encuentra primero en comparación con otras cosas o personas. Preferencia, ventaja que una persona o cosa tiene sobre otras.
Cosa que se considera más importante que otra.
Ejemplos: Los discapacitados tienen prioridad en los transportes públicos.
Mis estudios tienen prioridad.
El pago de los trabajadores, debe tener prioridad
Contingencia:
Es como un acontecimiento cuya realización no está prevista. Una contingencia, en este sentido, puede ser espontánea o estar provocada.
Lo habitual es que, cuando una persona se enfrenta a una contingencia, tenga que modificar su comportamiento previsto o desarrollar una acción específica, motivada por la
irrupción de la contingencia en cuestión.
************************************************
Como establecer las prioridades
en primer lugar se debe considerar si esta en riesgo la vida, la intergidad fisica o la salud de algun miembro
en segundo lugar evaluar la repercusión que tiene a nivel familiar o personal
en tercer lugar saber si tiene fecha de caducidad, si es una oprtunidad unica o se puede llevar a cabo en otra ocasión
por ultimo si es una tarea asignada o que se lleva a cabo con regularidad
por ejemplo imagina que el día de hoy hay que lavar ropa ir por el niño a la escuela y tienes cita con el dentista.
en que orden resolverías las 3 actividades?
**********************************
utilizar un documento para registrar la toma de decisiones en la reuniones llevadas a cabo ( papel o digital) asi mismo quedaré por escrito los compromisos aceptados por
cada miembro y las tareas encomendads asicomo la fecha limite para su realizació.
Importante apoyarse con un calendario o una agenda de actividades.
asi podemos facilmente visualizar si la carga para alguno es injusta o hay que balancear lo asignado.
******************
HORARIO
Tener un horario por escrito tambien es importante ya que nos permite llevar un control de nuestro tiempo ademas los horarios cambian segun las circunstancias, por ejemplo tu horario no es el mismo cuand estas en periodo escolar que cuando estas de vacaciones pues tus actividades son otras
planificación
planificar las actividades anuales:
se realiza una vez al año. se habla en terminos de actividades o resultados esperado para fechas específicas como celebracion de cumpleaños fechas de periodos vacacionales,
inicio y termino de cursos escolares, adquisición de algún bien que se tenga proramado por ejemplo fecha en la que se espera poder comprar un auto nuevo o fecha en la que se
planifica remodelar la casa. Los objetivos planteados originalmente pueden irse modificando a lo largo del año por ejemplo tras las juntas mensuales. recomendación indicar en
calendario familiar la fecha programada para esta junta y notificar oportunamente a todos los integrantes si hay algún cambio o ajuste en la fecha, esto preferentemente debe
ser por escrito por ejemplo a traves del correo o el foro de discusión familiar.
Planificación mensual:
Esta reunión deberá llevarse a cabo preferentemente el ultimo día de mes o el primero del mes que inicia para dar un seguimiento lógico. Se debe considerar en primer lugar que
metas se alcanzaron de acuerdo al plan y determinar si se dará prorroga a alguna o si se requiere de cambiar al encargado de alguna encomienda o si hay que replantear el
asunto y lograr la meta por un metdo distinto. Se fijarán las nuevas metas y se asignarán los responsables de cada una, se establecerá una fecha para alcanzar la meta y de ser
necesario una fecha limite. Es importante aclarar el metodo que se utilizará y los pasos quese deberan seguir para que el encagado de la encomienda logre su objetivo de la
mejor forma una lluvia de ideas puede ser util. Aqui se abordarán los compromisos sociales como asistir a una boda un cumpleaños, un bautizo etc etc pero tambien se
afinarán detalles de la planificación anual y se harán ajustes de ser ncesario. dedicar tiempo suficiente para que esta junta sea productiva. Fecha de descanso para Hugo
PaidTimeOff, recarga de tiempo aire para celulares, pagos de servicios como CFE, Megacable, Netflix, Sapasnir, colegiatura
Plan de la semana:
Esta reunión como su nombre lo indica se realizará una vez a la semana puede ser sabado o domingo y de preferencia no excederá de 60 minutos a menos que algun tema
requiera mayor tiempo para ser resuelto y tenga alta prioridad. Se sugiere realizar despues del desayuno o almuerzo y en un area donde no haya distracciones y pedir a los
asistentes que le den seriedad y respeto a ese tiempo. Abordar asuntos como labores domesticas a signadas a cada miembro, ver primero lo que no se hizo y el porque para
poder corregir y que no suceda la seman siguiente. Ejemplos de temas son:
* ropa a planchar encargado, costo y fecha.
* visita al dentista: fecha, hora y medio de transporte
* compra de la despensa activar lista del supermercado
* Reparto de dinero para actividades semanales (entregar físicamente a cada miembro o hacer trnsferencia de ser necesario) pasajes, comprar alimentos, materiales para
tareas, imprevistos.
Reunión diaria:
Por la Tarde o noche según la hora en que puedan estar todo reunidos
Comentar logros o dificultades del día
Avisar de algún cambio en los planes originales
avisar de alguna nueva tarea o encomienda y por supuesto de Emergencias
Recorad unos a otros de tareas asignadas para el suiguiente día
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En todos los caso considera si existe una Emergencia, Urgencia, prioridad o contingencia
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ESTABLECIENDO LAS PRIORIDADES CORRECTAS EN LA FAMILIA
El correcto orden de prioridades en la familia establece el buen funcionamiento de la misma!
Si las prioridades en una familia no se ordenan de manera adecuada, entonces, se obtendrán, a largo plazo, resultados no deseables que no sólo afectará a la pareja, sino al
resto de sus integrantes.
Tener un hogar estable no es resultado de la casualidad sino de establecer prioridades correctas.
Lo que decidamos marcará el resto de nuestra vida.
Si las prioridades no son las adecuadas se altera el resultado
Establecer si alguna actividad u objetivos es una Emergencia, una Urgencia, si tiene Prioridad sobre otras o es una Contingencia
Veamos la definición de cad concepto
Emergencia:
1. Acción y efecto de emerger. (surgir)
2. suceso, accidente que sobreviene.
3. situación de peligro o desastre que requiere una acción inmediata.
4. Atención médica que se recibe en la emergencia de un hospital.
Urgencia:
1. Cualidad de urgente
2. Necesidad o falta apremiante de lo que es menester para algún negocio.
3. Caso Urgente. Lo necesito para una urgencia El hospital quedó saturado por las urgencias.
4. Inmediata obligación de cumplir una ley o un precepto. (mandato)
5. Sección de los hospitales en que tiende a los enfermos y heridos graves que necesitan cuidados médicos inmediatos.
Prioridad:
La palabra prioridad se utiliza para dar cuenta de la anterioridad de algo respecto de otra cosa, ya sea en materia de tiempo o de orden, es decir, aquello o aquel que observa
prioridad es porque se encuentra primero en comparación con otras cosas o personas. Preferencia, ventaja que una persona o cosa tiene sobre otras.
Cosa que se considera más importante que otra.
Ejemplos: Los discapacitados tienen prioridad en los transportes públicos.
Mis estudios tienen prioridad.
El pago de los trabajadores, debe tener prioridad
Contingencia:
Es como un acontecimiento cuya realización no está prevista. Una contingencia, en este sentido, puede ser espontánea o estar provocada.
Lo habitual es que, cuando una persona se enfrenta a una contingencia, tenga que modificar su comportamiento previsto o desarrollar una acción específica, motivada por la
irrupción de la contingencia en cuestión.
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Como establecer las prioridades
en primer lugar se debe considerar si esta en riesgo la vida, la intergidad fisica o la salud de algun miembro
en segundo lugar evaluar la repercusión que tiene a nivel familiar o personal
en tercer lugar saber si tiene fecha de caducidad, si es una oprtunidad unica o se puede llevar a cabo en otra ocasión
por ultimo si es una tarea asignada o que se lleva a cabo con regularidad
por ejemplo imagina que el día de hoy hay que lavar ropa ir por el niño a la escuela y tienes cita con el dentista.
en que orden resolverías las 3 actividades?
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utilizar un documento para registrar la toma de decisiones en la reuniones llevadas a cabo ( papel o digital) asi mismo quedaré por escrito los compromisos aceptados por
cada miembro y las tareas encomendads asicomo la fecha limite para su realizació.
Importante apoyarse con un calendario o una agenda de actividades.
asi podemos facilmente visualizar si la carga para alguno es injusta o hay que balancear lo asignado.
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HORARIO
Tener un horario por escrito tambien es importante ya que nos permite llevar un control de nuestro tiempo ademas los horarios cambian segun las circunstancias, por ejemplo tu horario no es el mismo cuand estas en periodo escolar que cuando estas de vacaciones pues tus actividades son otras
¿Quieres ser más organizado?
Practica la planificación diaria
Aprende los pasos que debes seguir para hacer una planificación efectiva de tu tiempo y tus actividades cada día. Un poeta dijo una vez: “El tiempo más poderoso es cuando estás sólo, pensando en lo que vas a hacer más que el hacerlo en sí”
La planificación diaria es el momento que tienes que apartar cada tarde para planificar y tomar el control del recurso más preciado que tienes a tu disposición, las próximas 24 horas. Si se hace correctamente, la planificación diaria no será el gasto que te costará tu tiempo sino una inversión que te pagará más veces que el tiempo invertido.
Aquí tienes cuatro pasos importantes a seguir cada día durante tu planificación diaria:
1. Crea una lista de todas las cosas que tienes que hacer y todas las que quieres hacer durante el día siguiente:
Si quieres controlar tu día, primero tendrás que organizarlo. Añade pasos para llevar a cabo tus compromisos y responsabilidades, y también incluye otros que te ayuden a balancear tu vida más efectivamente y alcanzar más de tus metas en cada una de las siete áreas vitales: salud, familia, finanzas, intelectual, social, profesional y espiritual.
2. Revisa cada cosa en tu lista y hazte estas preguntas con cada una de ellas:
a) ¿Es esta la mejor manera de utilizar mi tiempo?
b) ¿Hay una mejor o más eficiente manera de manejar o completar esto? Por ejemplo, combinar todas las llamadas telefónicas pendientes y hacerlas todas juntas.
c) Hay algo que yo pueda hacer por adelantado para preparar esta tarea?
La mayor parte del tiempo no puedo delegar mis tareas, ni encontrar una mejor manera de hacerla, o hacer algo para estar mejor preparado para ella, pero siempre puedo encontrar algunas maneras de mejorar. Lo que sean esas mejorar, añádelas a tu lista como acciones.
3. Revisa las citas y los eventos con horario que tienes planeados para el día siguiente y responde las tres preguntas del paso 2.
Según revisas cada compromiso, determina si esa es la mejor manera de utilizar tu tiempo. A lo mejor tienes agendada una junta que no tiene gran valor para ti o tus propósitos, intenta evitarla. Observa si existe una mejor manera de manejar cada compromiso. Por ejemplo, en vez de encontrarte con una persona ¿crees que puedas utilizar el fax, email o una llamada telefónica? ¿Puedes hacer algo para prepararla mejor. Si tienes una cita con el doctor ¿tienes preguntas que hacerle que puedas escribir? Cualquier mejora que tengas para tus compromisos, añádela a la lista como acciones.
4. Organiza por prioridades tu lista de pendientes.
Escribe el número 1 al lado de lo que represente para ti lo más importante de esa lista, el 2 al lado de la que le sigue en orden de importancia y así hasta terminar. Ya tienes una lista de pendientes que “tienes que hacer”, pero sobre todo, de los pendientes que “quieres hacer”, incluyendo las acciones que añadiste que te ayudarán a lograr tus metas y una vida más balanceada, y hacer que tus citas, eventos con horarios y pendientes fluya suavemente durante el día.
El proceso de la Planificación diaria te ahorrará más tiempo a la larga que el que pasas haciéndolo e incrementará tu productividad diaria. Saludos.
Maca
Maca Hernandez
OrganízateYa!
México D: F.
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